Datenschutzerklärung
Stand: 08.04.2026
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 12 ff. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung des Online-Anmeldeportals ALBform.
Die Erklärung besteht aus fünf Teilen:
| Teil 1: |
Allgemeine Datenschutzhinweise |
| Teil 2: | Cookies und Endgerätezugriffe |
| Teil 3: | Protokoll- und Serverdaten |
| Teil 4: | Betroffenenrechte |
| Teil 5: | Auftragsverarbeitung |
Verantwortlicher und Rollenverteilung
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die jeweilige Schule, vertreten durch die Schulleitung.
Schule:
| Schlossgymnasium Kirchheim |
| Jesinger Halde 5 |
| 73230 Kirchheim unter Teck |
| +49 (7021) 503910 |
| info@schlossgymnasium-kirchheim.de |
Datenschutzbeauftragte/r:
Datenschutzbeauftragte/r des zuständigen Schulamtes oder von der Schule bestellt
Die CTL GmbH übernimmt die technische Bereitstellung und den Betrieb der Plattform ALBform als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen.
Teil 1: Allgemeine Datenschutzhinweise
1. Gegenstand der Verarbeitung
ALBform ist eine webbasierte Plattform zur digitalen Erfassung und Übermittlung von Schulanmeldungen. Über die jeweilige ALBform-Instanz werden personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von Erziehungsberechtigten zur Durchführung des schulischen Anmeldeverfahrens verarbeitet.
2. Herkunft der Daten
Es werden ausschließlich personenbezogene Daten verarbeitet, die von der anmeldenden Person selbst in das Online-Formular eingegeben werden. Eine Erhebung aus anderen Quellen oder eine Zusammenführung mit externen Datenbeständen findet nicht statt.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des schulischen Anmeldeverfahrens sowie zur Erfüllung der der Schule obliegenden gesetzlichen Aufgaben der Schulverwaltung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen schulrechtlichen Vorschriften des Landes Baden-Württemberg (insbesondere Schulgesetz BW und Verwaltungsvorschrift Datenschutz an öffentlichen Schulen).
Versand von Bestätigungs-E-Mails
Sofern im Rahmen der Online-Anmeldung eine E-Mail-Adresse angegeben wird, wird diese verwendet, um eine elektronische Bestätigung über den Eingang der Anmeldung zu versenden. Die E-Mail-Adresse kann dabei entweder die Adresse eines Erziehungsberechtigten oder – sofern angegeben – die der Schülerin oder des Schülers sein.
Der Versand der Bestätigungsnachricht dient ausschließlich der Information über den erfolgreichen Abschluss der Anmeldung sowie ggf. der technischen Verifikation der angegebenen E-Mail-Adresse. Eine weitergehende Nutzung der E-Mail-Adresse, insbesondere zu Werbe- oder Marketingzwecken, erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen schulrechtlichen Vorschriften des Landes Baden-Württemberg.
4. Kategorien verarbeiteter Daten
Je nach Ausgestaltung des Formulars werden insbesondere verarbeitet:
- Stammdaten der Schülerin oder des Schülers (z. B. Name, Geburtsdatum, Anschrift),
- Daten der Erziehungsberechtigten (z. B. Name, Kontaktdaten),
- schul- und anmeldebezogene Angaben (z. B. bisherige Schule, Klassenstufe, hochgeladene Unterlagen),
- technisch notwendige Metadaten zur Bereitstellung, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit des Dienstes.
5. Empfänger der Daten
Empfänger der im Rahmen der Online-Anmeldung eingegebenen Daten ist ausschließlich die jeweilige Schule bzw. die für das Verfahren zuständige Stelle. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
6. Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet nicht statt.
7. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Anmeldeverfahrens und die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
- Nicht abgeschlossene Anmeldungen werden nach Abschluss des Anmeldezeitraums gelöscht.
- Übermittelte Anmeldedaten werden nach Abschluss des Aufnahmeverfahrens entsprechend den schulrechtlichen Vorgaben aufbewahrt und anschließend gelöscht.
- Technische Protokolldaten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Missbrauchserkennung verarbeitet und spätestens nach 30 Tagen gelöscht.
- Sicherungskopien (Backups) werden ausschließlich zur Wiederherstellung der Systeme vorgehalten und spätestens nach 30 Tagen überschrieben oder gelöscht.
- Protokolldaten im Zusammenhang mit dem Versand von Bestätigungs-E-Mails (z. B. Versandzeitpunkt, Zustellstatus) werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs verarbeitet und nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
Die Löschung erfolgt nach Maßgabe der Weisungen des Verantwortlichen. ALBform stellt hierfür technische Löschfunktionen bereit.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Übertragung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS/HTTPS). Es bestehen Maßnahmen zur Zugriffsbeschränkung, Protokollierung, Datensicherung sowie zur mandantenbezogenen Trennung der Daten.
9. Minderjährige
ALBform verarbeitet personenbezogene Daten minderjähriger Personen im Rahmen des schulischen Anmeldeverfahrens. Angaben werden regelmäßig durch Erziehungsberechtigte gemacht, die auch die Rechte der betroffenen Personen wahrnehmen können.
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Über ALBform erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO. Die Plattform dient ausschließlich der Datenerfassung und -übermittlung.
Teil 2: Cookies und Endgerätezugriffe
ALBform verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies.
Es können technisch notwendige Sitzungskennungen (z. B. Session-IDs) eingesetzt werden, um die sichere Nutzung des Online-Formulars zu ermöglichen. Diese sind für den Betrieb zwingend erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG) und bedürfen keiner Einwilligung.
Teil 3: Protokoll- und Serverdaten
Beim Aufruf des Portals werden technisch erforderliche Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, abgerufene Seiten, Browsertyp) verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur technischen Bereitstellung, zur IT-Sicherheit, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen. Eine Auswertung zu anderen Zwecken findet nicht statt.
Teil 4: Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben gemäß Art. 15 ff. DSGVO das Recht auf:
- Auskunft,
- Berichtigung,
- Löschung,
- Einschränkung der Verarbeitung,
- Widerspruch gegen die Verarbeitung.
Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Durchführung des schulischen Anmeldeverfahrens erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Anmeldung nicht bearbeitet werden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nicht auf Grundlage einer Einwilligung. Ein Widerrufsrecht besteht daher nicht.
Teil 5: Auftragsverarbeitung
Die CTL GmbH verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Schule auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.